Das Abenteuer „Event“: Kann man eine KreativMesse als EPU wirklich alleine stemmen?

Die Füße glühen, der Teekocher läuft im Dauerbetrieb und mein Kopf sprudelt immer noch vor lauter bunten Eindrücken. Hinter mir liegt ein riesiges Abenteuer: speedi´s KreativMesse. Ein Wochenende mit großartigen Ausstellern und Inspiration pur. Daher dachte ich mir, ich plaudere heute mal aus meinem Ententeich, der vor Impressionen fast überläuft.

Also spulen wir das Band ein paar Monate zurück. Wenn du als Ein-Personen-Unternehmen beschließt, eine eigene Messe aus dem Boden zu stampfen, dann löst du gleichzeitig den Fahrschein für eine emotionale Achterbahnfahrt. Plötzlich bist du nicht mehr „nur“ die Werbeagentur von nebenan, sondern Eventmanagerin, Krisenfeuerwehr, Marketing-Trommlerin und Logistik-Genie. Gut, dass ich Andrea Ehn an meiner Seite hatte, die mich gleich mit Bachblüten versorgt hat.

Was muss man bei einer Messe eigentlich alles tun?

Da Messen ein wichtiger Bereich in der Werbung sind, werfe ich mit dir einen ungeschminkten Blick hinter die Kulissen und liefere dir dabei auch gleich die Antwort auf die Frage, ob man das als EPU wirklich alleine schafft.

Die To-Do-Liste des Grauens oder des puren Spaßes?

Es fängt schon bei den nackten Zahlen und Fakten an. Welchen Titel bekommt das Kind? Wo soll das Spektakel stattfinden, welche Location rockt und wie locke ich genau die richtige Zielgruppe an? Wenn du die Menschen nicht dort abholst, wo sie sich ohnehin herumtreiben, bleibt die Halle leer und das ist der absolute Albtraum jeder Messe-Mama! Tja, leider war dies bei mir der Fall, denn es kamen sehr wenige Besucher. Allerdings war es auch das erste Wochenende mit extremer Hitze. Ob es daran lag?

Für wen veranstalte ich die Messe?

Bevor du dich auf die Suche nach Ausstellern machst, brauchst du einen glasklaren Blick auf die Besucher, die du dir für deine Messe wünschst. Möchtest du Endkunden, das heißt Konsumenten, ansprechen, die einfach neugierig sind, Lust auf Inspiration haben und die Einkaufsatmosphäre einer Messe genießen? Das war das Setting für speedi´s KreativMesse. Oder willst du Businesskunden zum gegenseitigen Kennenlernen und Knüpfen von Kontakten zusammenbringen? Im Prinzip hängt alles von dieser Zielsetzung ab, natürlich auch der Name für dein Event. Vergiss nicht auf das Rahmenprogramm, das natürlich auch auf den Messeschwerpunkt abgestimmt sein muss. Sei es ein Kinderprogramm, Foodtrucks oder Vorträge. Bei einem Business-Event kannst du den Spieß sogar ganz einfach umdrehen: Mach die Expertenpräsentationen zu publikumswirksamen Hauptacts und lass die Besucher in den Pausen gemütlich durch die Aussteller-Reihen schlendern.

Starten wir die Werbetrommel

• Eine eigene Messe-Webseite muss her (in meinem Fall eine Unterseite meiner Webseite), um alle wichtigen Infos an einem Ort bereitzustellen

  • Hauptseite

  • Vorstellung der Aussteller

  • Vorträge

  • Gleich mit Anmeldeformular, damit sich interessierte Aussteller umgehend online anmelden können

• Social-Media-Kanäle werden mit Content gefüttert

  • Vorstellung der einzelnen Aussteller/Foodtrucks

  • Vorträge promoten

  • Kinderprogramm vorstellen

• Flyer und Plakate werden designt, gedruckt und verteilt

Ganz wichtig ist natürlich auch, dass die Aussteller proaktiv unterstützen und auf ihren Kanälen ebenfalls Werbung für die Messe machen, um damit eine größere Reichweite und vor allem ihre Kundschaft zu erreichen.

Die Organisation vor Ort

Aussteller an Land ziehen, ein spannendes Vortragsprogramm auf die Beine stellen und Highlights kreieren, die im Kopf bleiben. Ich persönlich finde, dass Foodtrucks immer eine gute Idee sind, denn wenn es nach köstlichem Essen duftet, bleiben die Leute länger beziehungsweise überlegen sich, ob sie eventuell einfach aufgrund des Essensangebot vorbeischauen.

Mein persönlicher „Aha-Moment“

Man lernt nie aus. Eine liebe Kollegin hat mir mitten im Prozess einen tollen Tipp gegeben: Frag doch schon direkt bei der Anmeldung bei den Ausstellern ab, wer wie viele Flyer und Plakate in gedruckter Form wirklich braucht. So produziert man keinen riesigen Papierberg für die Tonne, schont das Budget und die Umwelt. Für mich kam dieser Hinweis leider ein Quäntchen zu spät, aber ich finde ihn schlicht und einfach toll.

Nach der Messe ist vor der Messe: Die unsichtbare Nacharbeit

Wenn die Tore schließen und die Lichter ausgehen, ist der Job noch lange nicht vorbei. Jetzt geht die Detektivarbeit los: Was lief absolut fantastisch? Wo besteht noch Verbesserungspotenzial? Ich habe Fragebögen an meine Aussteller verschickt. Feedback ist schließlich das beste Futter für das nächste Event. Wenn sich bei einer Messe beziehungsweise Veranstaltung Aussteller oder Teilnehmer im Vorfeld registrieren müssen, kann man an diese im Nachhinein einen Fragebogen senden. So erhält man wichtiges Feedback. Einen solchen Fragebogen kann man auch für Besucher zum Beispiel am Ausgang auflegen oder digital bereit halten. Einen Rückblick zu verfassen, ist auch sinnvoll: Damit bist du quasi gezwungen, alles gründlich Revue passieren zu lassen, alle Aussteller und Besucher (und auch die, die verhindert waren) erhalten eine bleibende Erinnerung und auch Bildmaterial von der Veranstaltung kannst du zum Download verfügbar machen. Das macht dann gleich Lust, bei der nächsten KreativMesse (wieder) dabei zu sein.

Kann man das als EPU wirklich alleine stemmen?

Die ehrliche Antwort? Ja, man kann. Aber die wichtigere Frage lautet: Willst du das? Es ist absolut keine Schande, sich Hilfe ins Boot zu holen. Die erste Messe ist immer die schwierigste, weil man jedes Rädchen einpassen muss, es gibt noch keine Vorlagen und welches EPU hat schon ein großes Team im Hintergrund? Es liegt eher der Fokus auf Learning by Doing. Wenn du keine Lust auf Grafik und die ganze Werbung rund um dein Event hast, dann kannst du dich jederzeit gerne an mich wenden. Ich hab das Learning by Doing nun ja mit meiner ersten Messe hinter mir und wir schauen, wie ich dich am besten dabei unterstützen kann.

Was ich genau für dich tun kann

• Design, Texten und Druck von Flyern, Plakaten, Eintrittskarten/Einladungen

• Erstellung einer Event-Webseite inklusive Online-Anmeldung für Besucher

• Vorlagenerstellung für deine Social-Media-Posts

• Erstellung von Online-Fragebögen für Aussteller beziehungsweise Besucher

• Werbe-Goodies

• Werbe-Materialen für dich und deine Aussteller wie beispielsweise:

• Roll-up

• Beach Flag

• Visitenkarten

• Flyer

• Luftballons

• Blöcke, Notizbücher

• Glastrophäen

Kurz zusammengefasst

Du kannst eine Messe alleine veranstalten, aber die große Frage, die du dir stellen musst: Möchte ich alles alleine machen? Du kannst Teilbereiche auslagern oder holst dir mit automatisierten Prozessen Unterstützung von der KI. Wenn du kein Organisationstalent und kein so ein Listen-Freak bist wie ich, dann brauchst du auf jeden Fall ein gutes System, das dir hilft, den Überblick zu behalten. Ich stehe dir jederzeit gerne zur Seite und unterstütze dich in den verschiedenen Bereichen.