Newsletter versenden: Was muss ich rechtlich beachten?
- 2. März
- 3 Min. Lesezeit
Keine Sorge, es folgt kein hochkomplexer Artikel in Juristensprache. Aber da ich unlängst im Zuge eines Gespräches auf dieses Thema kam, dachte ich mir, dass ich darüber doch mal einen Blogartikel verfassen könnte. Du weißt ja, dass ich für das Thema Newsletter brenne. Vielleicht bist du ja selber schon fleißige Newsletter-Versenderin. Hast du dabei auch an die folgenden fünf Punkte gedacht? Gehen wir sie Schritt für Schritt durch, ich versuche, mich kurz und knackig zu halten.
Erstens: Zustimmung ist Pflicht
Du darfst deinen Newsletter nur an Menschen verschicken, die aktiv zugestimmt haben. Das kann online oder auch offline stattfinden. Einfach alle E-Mails aus deinem Telefonbuch hochladen und losmailen? Nein. Jede Adresse braucht ein klares „Ja, ich will deine Mails“. Online geht das am besten über ein Anmeldeformular inklusive Hinweis, dass die Adresse genutzt wird. So beweist du, dass niemand ungefragt auf deiner Liste gelandet ist.
Zweitens: Bestehende Kundschaft
Auch wenn sie nicht explizit zugestimmt haben, darfst du an Personen, mit denen du bereits eine Geschäftsbeziehung hast, Newsletter senden, wenn:
die Adresse beim Kauf oder für eine Dienstleistung erfasst wurde,
die Person bei der Erhebung ihrer E-Mail-Adresse die Möglichkeit erhält, den Empfang kostenfrei und problemlos abzulehnen,
sie sich jederzeit einfach abmelden kann,
der Newsletter zu ähnlichen Produkten oder Leistungen zugesandt wird und
der Kunde nicht in die sog „ECG-Liste“* eingetragen ist.
Bitte beachte, dass jede einzelne E-Mail-Adresse alle diese Punkte erfüllen muss, wenn du einen Kunden anschreibst. Natürlich kannst du auch in deinen Kostenvoranschlag die Möglichkeit zur Newsletter-Bestellung integrieren.
*Wenn man sich in die ECG-Liste einträgt, bekommt man keine elektronischen Newsletter zugesandt. Hier kannst du abfragen, ob eine E-Mail-Adressein dieser Liste ist.
Drittens: Datenschutz
Auch eine E-Mail-Adresse fällt unter die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wenn du nur den Vornamen und Nachnamen und die E-Mail-Adresse wissen willst, sind dies „schlichte“ personenbezogene Daten. Natürlich darfst du sie nicht weitergeben und musst sie sicher verwahren und sorgsam damit umgehen.
Zur Erinnerung – Schutz ist wichtig:
Sichere Passwörter (neuester Standard: 20 Zeichen)
Firewall für den Firmenserver
Entsprechende Schulung für Mitarbeiter
Prüfung von Verträgen mit Drittdienstleistern, die Daten für dich verarbeiten
Kleiner Tipp am Rande: Der Papierkorb (auch nicht der digitale) ist kein sicherer Ort für Datenlisten. Nicht mehr benötigte Ausdrucke, die nicht in falsche Hände geraten dürfen, gehören in den Shredder. Passwörter sollten nie sichtbar am Bildschirm kleben.
Viertens: Technische Helfer
Wenn du ein Tool wie „brevo“ nutzt (so wie ich es für dich mache), muss:
bei der Anmeldung klar stehen, dass Daten gespeichert werden,
der Versand datenschutzkonform ist und
der Anbieter selbst DSGVO-konform arbeitet.
Bitte versende einen Newsletter nicht über Outlook & Co. Schon gar nicht mit den Adressen in AN: oder CC:, wenn überhaupt, denn wenigstens in BCC, sonst begehst du eine gravierende Datenschutzverletzung. Wenn du ihn über dein E-Mail-Programm versendest, ist die Gefahr groß, dass dein E-Mail im Spam landet , oder andere Zustellprobleme auftreten, da diese Programme zum E-Mail-Schreiben und nicht als Massenversand-Tool gedacht sind. Abgesehen davon kannst du dir mit einem professionellen Tool Auswertungen ansehen, Versandzeiten optimieren, Newsletter optisch ansprechend gestalten und timen.
Fünftens: Impressum & Abmeldung
Jeder Newsletter braucht ein Impressum. Du kannst deinen Firmennamen, Adresse und Kontakt in die Fußzeile einfügen und auf das Impressum sowie deinen Datenschutz auf deiner Website verlinken.
Und ganz wichtig: Jede E-Mail muss eine klare Abmelde-Option enthalten, damit niemand „gefangen“ bleibt.
Kurz zusammengefasst
Newsletter sind, wie so vieles andere auch, keine Hexerei, wenn du ein paar grundlegende Dinge beachtest. Es empfiehlt sich, ein professionelles Newsletter-Tool zu verwenden. Ich mag sehr gerne brevo, da es in Deutschland beheimatet ist und daher optimal beim Datenschutz aufgestellt ist.
Sieh deinen Newsletter nicht als Technikproblem, sondern als Vertrauensbeweis:
Klare Zustimmung → zufriedene Leser
Einfaches Abmelden → gute Reputation
Datenschutz → Sicherheit für dich und deine Zielgruppe
So schafft dein Newsletter nicht nur Sichtbarkeit, sondern Vertrauen – ohne dass du später Ärger bekommst. Und wenn dir das alles zu technisch wird, dann rufst du mich an und wir hauchen deinem neuen Newsletter Leben ein.
Wer steckt hinter der speedi Werbeagentur?
speedi Werbeagentur – einfache und unkomplizierte Werbung, die Spaß macht
Seit über 23 Jahren bin ich in unterschiedlichen Bereichen der Werbung tätig und seit 2021 gibt es meine speedi Werbeagentur. Egal ob Grafik, Web-Design, Newsletter oder Social Media – ich gestalte deine Werbung unkompliziert, verständlich und mit ganz viel Leidenschaft. Ich übernehme für dich nicht nur das Design, sondern auch den ganzen Technik-Kram. Von der richtigen Papierauswahl bis hin zu Webseiten-Implementierungen. Ich liebe die Herausforderung, für jeden meiner Kunden seine individuelle Lösung herbeizuzaubern. Keiner muss Angst haben, dass sein Werbeauftritt dem eines anderen gleicht, denn genau das ist meine Leidenschaft, das ganz persönliche Ich des Unternehmers zu zeigen.
