Ordnung in den Adress-Salat bringen


Manchmal speichern wir diese im Outlook ab, manchmal auf einem Zettel oder wir haben eine Visitenkarte, die wir auf den Schreibtisch legen. Doch dann passiert es - ein Kontakt fällt uns in die Hände, aber woher kennen wir uns? Wie könnte ich diesen wertvollen Kontakt nützen? Oft ein Problem, wenn ich nicht mehr nachvollziehen kann, warum ich diese Adresse habe. Ich nenne das Adress-Salat.



Der Adress-Salat

Natürlich sollten wir darauf achten, dass unsere Kontakte datenschutzkonform gespeichert werden, wie beispielsweise in einer Datenbank. Dort kann ich mir auch Notizen machen und gegebenenfalls Informationen abfragen. Somit kann ich mir verschiedene Mailing-Listen erstellen, um meine Kontakte zum Beispiel mit einem passenden Newsletter zu versorgen. Oftmals ist es auch so, dass jeder seine „eigenen“ Kontaktdaten im E-Mail-Programm gespeichert hat und nur derjenige darauf zugreifen kann. Zumindest eine Excelliste (= nicht unbedingt datenschutzkonform) solltet ihr euch anlegen, damit alle eure Kontakte an einem Ort verwaltet werden können.


Die Adress-Leichen

Nachdem wir nun unsere Adressen an einem Ort zusammengefasst haben, sollten wir uns daran machen, diese in bestimmten Fällen auch auszumisten. Warum? Die DSGVO besagt, dass man Kontakte, die man nicht zwingend braucht, löschen muss. Und ganz ehrlich, wozu Kontakte aufheben, die man nicht verwendet oder an die man sich gar nicht mehr erinnern kann? Nun wird unser Adress-Salat schon ein wenig übersichtlicher.


Die Adress-Aktualität

Natürlich bringt uns ein Kontakt nur dann etwas, wenn die Daten auch stimmen. Daher sollte man in regelmäßigen Abständen seine Datenbank durchforsten, ob diese noch am aktuellen Stand der Dinge ist. Personen wechseln im Unternehmen ihre Position oder auch ihren Job – der Kontakt ist oft an den Menschen gebunden und nicht an das Unternehmen.


Die Adress-Kartei

Früher hatte man ein Telefonbuch, heute sammeln wir unsere Daten virtuell. Am einfachsten ist es, sich eine Excelliste (besser eine Datenbank) anzulegen, um dort einmal alle Daten an einem Ort zu sammeln. Ein paar Beispiele für eure Überschriften:

  • Anlagedatum

  • Kundennummer

  • Firma

  • Anrede

  • Vorname

  • Nachname

  • Titel vorgestellt bzw. nachgestellt

  • Straße + Hausnummer

  • Postleitzahl

  • Ort

  • E-Mail

  • Telefonnummer

  • UID-Nummer

  • Notiz


Nachdem wir nun alle unsere Daten zusammen haben, können wir Loslegen und diese eventuell noch kategorisieren, entweder nach Themen oder Umsatz je nach Bedarf.


Die Adressen nützen

Die Zeit und Arbeit, die wir in unsere Datensammlung gesteckt haben, wollen wir natürlich auch produktiv nützen. Am besten tun wir dies in dem wir unsere Kunden und Interessenten monatlich via Newsletter über Neuigkeiten, Angebote, Veranstaltungen und Ähnliches informieren. Um neue Abonnenten zu gewinnen, kann ein einfaches Double-Opt-In Formular in eure Website eingebaut werden und/oder ihr macht Zettelchen für eure Events. Selbstverständlich kann man auch im Offline-Bereich ein postalisches Mailing mit einem Angebot oder Flyer versenden.


Zusammenfassend gesagt


Kontakte sind das Um und Auf, daher sollten wir einerseits sorgsam (DSGVO) mit ihnen umgehen und anderseits sie auch nützen. Umso besser ich über meine Kontakte Bescheid weiß desto effektiver kann ich mein Marketing einsetzen. Postadressen können auch über einen Adressbroker für eine einmalige Gebühr zugekauft werden. Somit könnt ihr neue Kunden akquirieren, gerne unterstütze ich bei der Umsetzung.